A JavaScript engedélyezve kell, hogy legyen a böngészőn, hogy az oldal minden funkciója megfelelően működjön.
SAM Tools and Services
2018. október 15. hétfő
Nincs hozzászólás

Bár a licencaudit szerződésbe épített joga a szoftvert kibocsátó cégnek, mégis többnyire jelentős fejfájást okoz egy-egy auditértesítés megérkezése. Ekkortól a felhasználót szorítja az idő, és behatárolja a lehetőségeket, de ez az időszak – tipikusan az előzetes írásos értesítést követően 30-45 nap – pontosan arra való, hogy megfelelően felkészüljünk az auditor fogadására. Az IPR-Insights ebben a felkészülésben, illetve az auditorral folytatott tárgyalásokban is szakértői támogatást kínál ügyfeleinek.

  • Azok számára, akik még nem kezdték el szoftvergazdálkodást, vagy a folyamat elején járnak, rengeteg kérdés és megoldandó feladat merül fel. Milyen terhelésre és időtartamra lehet számítani? Mely termékeket fognak egyáltalán vizsgálni? Milyen pontossággal tudjuk, vagy sejtjük, hogy mit használunk? Van-e rálátásunk minden telepítésre? Egy vagy több területhez tartoznak ezek a szoftverek? Kik üzemeltetik? Tudjuk, hogy milyen licencekkel lehet lefedni azt, amit használunk? Mire van egyáltalán licencünk? Milyen nagyságrendben mozoghat a hiány, ha van? Hogyan kéne felkészülni az auditra?
  • Azokat, akik már előrébb tartanak a szoftvergazdálkodásban, licencelés és az auditálás finomabb részletei foglalkoztatják. Mekkora változás volt a legutóbbi felmérés óta? Vannak-e eddig ismeretlen licencelési csapdák? Lesz-e egyáltalán nem tervezett kiadásunk? Milyen értelmezési vitákra számíthatunk? Előre hozzuk-e a tervezett infrastruktúra átalakítást vagy egyéb beruházást? Mennyi lesz az adatszolgáltatás költsége? Hogyan tudjuk a napi működést legkevésbé zavaróan végezni a felkészülést és az adatszolgáltatást, kell-e hangolnunk az ütemterven?

Az érettebb szoftvergazdálkodási gyakorlat nemcsak az audit folyamatában nyújt előnyöket, hanem a számszerű eredmény szempontjából is, valamint az információigény kiszolgálása is kevésbé zavarja meg a szokásos működést, így kisebb anyagi ráfordítást jelent.

Az audit felderítő fázisa ad képet arról, hogy az adott gyártó termékeiből hol, mennyit és milyen funkciókat használunk, közülük melyek tartoznak az audit hatókörébe, illetve mindez mennyire egyezik a szándékolt felhasználásunkkal. Minél tagoltabb a szervezet, annál több olyan szervezeti és infrastrukturális zseb, zug, ahol valami váratlanra lelhetünk, és ezek a részletek az auditorokat nagyon érdeklik.

A kiértékelési fázis feladata kideríteni, hogy az azonosított felhasználást milyen licencekkel lehet legjobban lefedni, és azt össze kell vetni a licencleltárral. A licenctételek nevei és a csomagok tartalmának gyors változása nem könnyíti meg a feladatot, optimalizált licenckiosztásra viszont csak a felhasználó és / vagy független tanácsadó partnere fog törekedni, az auditor nem, hiszen a költséget a végfelhasználó viseli.

A várható hiány ismeretében következik a pénzügyi előkészítő fázis, benne annak meghatárározása, hogy milyen szintű (pl.: regionális, globális) döntés, illetve támogatás szükséges a megoldáshoz. Mivel a hiányok rendezése akár meg is haladhatja a forrásgazda éves keretszámait, gyakran tervezett fejlesztések elhalasztásával, vagy törlésével is együtt járhat.

Az auditorral folytatandó tárgyalási szakaszra készülve fontos előre tisztázni (akár számszerűsíteni), mit akarunk elérni, és mit vagyunk hajlandóak elengedni. Azt is tudnunk kell, hogy a szemben ülő félnek mi a célja, és várhatóan mit reagál majd az egyes lépéseinkre

  1. A szoftverauditor olyan megállapításokat igyekszik tenni, ami az ügyfélnek pénzébe kerül. Nem független szakértő – bár sokszor sikerül ilyen képet kialakítania – érdekelt abban, hogy hiányosságot találjon. Számos gyártó megbízott auditorokkal dolgozik, jellemzően a Big Four embereivel. Tudva, hogy a szoftvergyártók értékesítési célszámaiban az ellenőrzések mekkora bevételeket jelentenek, sejthető, hogy mi alapján kompenzálják auditoraikat.
  2. Ráadásul egyes gyártók úgy rendelkeznek, hogy amennyiben a szerződött és a tényleges felhasználás között 5 százaléknál nagyobb az eltérés, az auditor díját is a vizsgált cég fizeti, ami szintén jelentős kiadást jelent.
  3. Fontos, hogy az auditornak sincs korlátlan ideje a vizsgálatra, azaz nem feltétlenül vizsgál meg minden részletet: elsőként a kevesebb munkával sok bevételt ígérő pontokra, az „alacsonyan függő gyümölcsökre” céloz. Ezek közé tartoznak a gyártónként egyedi csapdahelyzetek is, amelyekre érdemes SAM tanácsadói segítséggel felkészülni.

Egyes licencszerződések meghatározásai nem pontosak a felhasználás gyakorlati megítélése szempontjából, s a vitás pontokat a gyártó hajlamos saját előnyére értelmezni. Azonban a megállapításoknak a szerződésből levezethetőknek, tényekkel alátámaszthatóknak kell lenniük! Az ügyfeleknek – egyenlő félként – lehetőségük van a nem egyértelmű fogalmak tényeken alapuló értelmezésre, ütköztetve a gyártó elképzelésével, hiszen a különbség listaáron néhány milliótól milliárdos nagyságrendig terjedhet. A ténylegesen megvalósított felhasználás értékét meg kell fizetni, de semmi olyat, ami ezen túlmegy, vagy nem tényeken alapul.

Ugyanakkor az ügyfélnek kötelessége az együttműködés az auditorral, és ez csak igen szélsőséges esetekben korlátozható. Ilyen lehet az, ha a vizsgálódó gyártó saját szoftverein kívül olyan területek iránt érdeklődik, amelyek nem relevánsak, vagy ha a vizsgálat megzavarja a normális napi működést.

A hiányok rendezésében eltérő a gyártók hozzáállása. Némelyikük akár az audit ideje alatt is megengedi a licencvásárlást, míg mások – főleg a külsős auditort alkalmazó cégek – az audit kezdetén fennálló állapotot fagyasztják be úgy licenc, mint felhasználás oldalon. Ez utóbbi módszer nyilván jobb a visszamenőleges fizetési kötelezettségek illetve az auditor kompenzációjának megállapításához is.

Az IPR-Insights szakértői segítenek abban, hogy ügyfeleink már a felkészülés során megismerjék valós licencelési helyzetüket, és csökkentve az auditor információs előnyét, egyenlő félként ülhessenek a tárgyalóasztalhoz.