„Kifogások vagy ellenérvek? – A szoftvergazdálkodási projektek legfőbb akadályai” címmel tarthattam előadást április közepén a Bitport.hu által szervezett CIO Hungary 2013 című konferencián. Az eseményen való szerepléssel lehetőségünk nyílt arra, hogy egy korábban megírt cikkünk második részéhez ne csak a nemzetközi kutatási adatokból induljunk ki, hanem a hazai CIO-k véleményét összegyűjtve, friss hazai piaci körképpel támasszuk alá mondandónkat.

Előző írásunk apropóját az adta, hogy napjainkban egyre sűrűbbek lettek a nagy szoftvergyártók szoftverhasználati felülvizsgálatai. A vállalatok többsége fenyegetésnek érzi az ilyen megkereséseket, holott a gyártók bármikor élhetnek e szerződébe foglalt (és törvény által is biztosított) jogukkal. Éppen ezért a gyártói auditokra jobb felkészülni, mint tudatlanul várni a felülvizsgálatok eredményét, és ritkán pozitív következményeit.

Túl azon, hogy a gyártói auditok mostanság gyakoribbak mint korábban, a tudatos és hatékony szoftvergazdálkodás a nagyvállalati IT managementet már nem csak – informatikai és üzleti szempontból is – elengedhetetlen adatokkal segíti, hanem jelentős, átlagosan 30 százalékos költségmegtakarítást is eredményez.

Szoftvergazdálkodás vs. gyártói audit

Ezek tükrében jogosan merül fel a kérdés, hogy mi az oka annak, hogy az önálló és hatékony szoftvergazdálkodás helyett számos vállalatnál inkább vállaljuk a gyártói audittal járó kockázatokat, és a gyengén megalapozott, ám magas szoftverköltéseket. Egy az akadályokat kereső nemzetközi kutatásra építve, megkérdeztük a hazai nagyvállalati CIO-kat, és megvizsgáltuk, melyek a legfőbb ellenérvei a szoftvergazdálkodás bevezetésének. Az eredményt a nemzetközi adatokkal is összevetettük.

Vegyük sorra a legfőbb okokat!

 

 

 

 

 

 

 

(A grafikon nagyítható)

A 13 lehetséges indok hazai rangsora nem sokban tér el a nemzetközi fontossági sorrendtől. Csupán a lista elején és végén van némi eltérés, ami a részben a piaci érettségből, részben pedig a válaszolók összetételéből következik (a kérdőívünkre válaszolók 100 százalékban informatikai vezetők voltak, míg a nemzetközi kutatásban túlnyomó részt ezzel foglalkozó tanácsadók vettek részt). Az első ábrára nézve azonban elmondhatjuk, hogy a szoftvergazdálkodási projektek elindítását illetően nagyjából hasonló problémákkal küzdünk, mint a nemzetközi nagyvállalatok.

A magyar válaszokat némiképp átcsoportosítva a tényleges jelentésük alapján jól látható, hogy a három legfontosabb indok a szoftvergazdálkodás bevezetésével szemben a fontosság, a megtérülés és a szakértelem hiánya:

 

 

 

 

 

 

 

(A grafikon nagyítható)

Ha jobban megnézzük az indokokat, az érvek nagy része egyezik azokkal a fenntartásokkal, amelyeket a legtöbb új projekt esetében megfogalmazunk. Általában ezek súlyát és megoldhatóságát elemezve döntünk arról, hogy belevágunk-e a megvalósításba vagy sem. Ebben az esetben mi is ezt tettük, megvizsgálva a felmérésünk által is kimutatott, kimondottan szoftvergazdálkodással kapcsolatos félelmeket is.

1. Fontosság

Tény, hogy az olyan kérdésnek, ami nem közvetlenül hat a vállalat üzletmenetére és működés szempontjából plusz terhet ró a szervezetre, szinte mindig kis prioritása van. Még akkor is, ha maga a befektetett idő és erőforrás megtérül. A szoftvergazdálkodás sajnos gyakran csak abban a pillanatban kap kiemelt figyelmet, amikor egy szoftvergyártó audit indító levele megérkezik. A Gartner elemzése szerint 2013-ban, 65 százalékos valószínűséggel legalább egy gyártó bejelentheti felülvizsgálati igényét minden közép- és nagyvállalatnál. Mivel ez az adat Magyarországra is igaz, ezért érdemes mérlegelni a saját szoftverhasználati felmérés elvégzését, és még a gyártó megérkezése előtt megtenni a szükséges lépéseket. Így az előzetesen feltárt esetleges hiányt a meglévő szerződésünk szerinti kedvezményes áron tudjuk pótolni, míg gyártói audit során már listaáron kell megvennünk a hiányzó szoftvereket, ami akár 50 százalékos árkülönbséget is jelenthet.

Egy ilyen felmérés azonban nem csak a hiány feltárását, hanem a nem kívánt használatot is kimutatja, azaz a vállalat valós szoftverhasználatából azt a részt, amelynek nem kellene ott lennie. Ezen szoftverhasználat megszüntetése akár 30-70 százalékkal is csökkentheti az előzetesen feltárt hiányt. A szoftverhasználat és a licencek további optimalizálásával (verziók, kiadások harmonizálása, kiegészítő termékek egységesítése, virtuális és redundáns környeztek „kitisztítása”, integrációk átgondolása) a vállalati licencigényt nagy mértékben csökkentheti. Mindezek tükrében elmondhatjuk, hogy a valódi szoftvergazdálkodás elindítása olyan azonnali és hosszú távú előnyöket jelent a vállalat számára, hogy érdemes annak priorizálását átgondolni.

2. Megtérülés

Általános feltételezés, hogy a szoftvergazdálkodási projekteknek magas a bekerülési költsége, és nem tiszta a megtérülése. Esetünkben a megtérülés kimutatása azért bonyolultabb (de nem lehetetlen), mert egyszerre több irányból közelítünk a szoftverhasználatra és a költségekre: általában egyszerre van jelen licenctöbblet és licenchiány. Míg az első szinte azonnali megtakarításokat jelent(het), addig a második feltárása további munkát és kiadásokat takarhat. Ennek a munkának azonban jelentős részben arról kell szólnia, hogy a vállalat hogyan kerülhet el felesleges kiadásokat, tehát megtakarítást eredményez. Emellett fontos lenne – bár nem könnyű – „beárazni” azt a kockázatcsökkenést is, amit az illegális szoftverhasználat megszüntetésével az informatika elérhet mind közvetlen kiadásokban (büntetések, visszamenőleges használati díjak kifizetése stb.) mind PR-ban.

Helyes szoftvergazdálkodás esetén az alábbi, számszerűsíthető megtérüléssel számolhatunk, ezek mellé minden vállalat beírhatja a saját számait:

A felméréssel és a szoftverhasználat folyamatos monitorozásával feltárjuk az esetleges licenchiányt. Sok vállalati projekt tapasztalatából állíthatjuk, hogy a licenchiány 30-70 százaléka olyan használatból adódik, amely anélkül megszüntethető, hogy az üzleti érdekek sérülnének. Ezzel tehát a hiány nagy mértékben csökkenthető.
Az ezek után esetlegesen még megmaradt hiány beszerzésekor pedig akár 50 százalékkal is csökkenthetjük a kiadásunkat, ha még a gyártói audit előtt, szerződéses áron pótolunk, nem pedig listaáron, amennyiben a gyártó találja meg a hiányt. Általában már ez a megtakarítás is többszöröse egy szoftvergazdálkodási projekt árának.

Feltárjuk a licenctöbbletet, és ezzel azokat a pontokat is, ahol esetlegesen feleslegesen fizetünk éves karbantartási vagy szoftverkövetési díjat. Ha a szerződés erre lehetőséget teremt, ezek lemondása azonnali kiadáscsökkenést eredményez. Sajnos a licenctöbbleteinket a gyártók nem vásárolják vissza (csak kevés kivételről tudunk, amikor a szoftvergyártó az új termék árába „beszámítja” a régen megvásárolt, de nem használt szoftver árát), azonban ezek pontos ismerete megfelelő gazdálkodás mellett megkíméli a vállalatot attól, hogy az adott termékre a jövőben megjelenő új felhasználói igényt új licenc beszerzésével szolgálja ki, hiszen a licenctöbblet tulajdonképpen olyan, mintha lenne raktáron néhány felhasználható szoftverünk. Bizonyos esetekben megfontolandó, hogy a feltárt licenctöbbletet – a szükséges jogi lépések betartásával – a cég a használtszoftver piacon értékesítse.

Rendet rakunk, azaz egységesítünk és racionalizálunk, ami olcsóbb üzemeltetést és kisebb támogatási kiadásokat jelent. Erre számos tanulmányt találhatunk a nagy elemző cégek repertoárjában.

Mivel tudjuk, hogy a legtöbb szoftver nem ingyenes, és a vállalati szoftvervagyonunk mellett az éves szoftverkiadásunk is jelentős, a felelős és szakértő szoftvergazdálkodás elengedhetetlen. Egy szoftvergazdálkodási projekt költsége pedig a legtöbb esetben kevesebb, mint a vállalat éves szoftverkiadásának 1 százaléka. Megéri?

3. Szakértelem

A SAM (Software Asset Management) folyamatok bevezetésekor, az ellenérvek között előkelő helyen szerepel a szakértők hiánya, holott a belső erőforrások idő- és tudáshiánya nagyrészt kiváltható a megfelelő külső szakértő megbízásával, melynek költsége az éves szoftverkiadásokhoz képest elhanyagolható.

Való igaz, hogy belső szakemberre (felelősre) is szükség van ahhoz, hogy a felmérést készítő külső tanácsadók gyorsan és hatékonyan tudjanak haladni. Ezen felelősök feladata inkább a vállalaton belüli döntés-előkészítés, engedélyezések és a szerződésmenedzsment. Nem várható el azonban tőlük, hogy minden egyes szoftvergyártó összes termékének licencelési lehetőségeit és szabályait naprakészen ismerjék. A külső szakértőknek a szoftvergazdálkodás a munkájuk, hatékony módszerrel és eszközzel vezénylik le a SAM projekteket, ismerik és átlátják a gyártók licencelési finomságait, az általános szabályokat és elvárásokat, melyet az adott vállalatra igazítanak.

Megfelelő szakértelem és belső támogatottság mellett, néhányszáz számítógép esetén már 1,5-2 hónap elég ahhoz, hogy a vállalatnál „rendet rakjunk” és egy auditornak tiszta képet mutassunk.

4. Pandora szelencéje

A főbb indokok mellett végül szeretnék kiemelni még egyet, ami kimondottan a szoftvergazdálkodás miatt merül fel – ellenérvként. Nem csak a hazai vállalatok gondolják úgy, hogy jobb nem belekezdeni egy szoftverleltár elkészítésébe, hanem a nemzetközi vállaltok egy részére is jellemző, hogy attól tartanak, a feltárás során kellemetlen információk is napfényre kerülhetnek. Annak ellenére, hogy e félelem ellenkezője is igazolódhat, jogosan feltételezzük, hogy a vállalati szoftverhasználatunk nem minden tekintetben felel meg az előírásoknak. Első körben azonnal a jogtisztaság, és az annak való megfelelőség jut eszünkbe.

Valójában bármilyen esetben kinyithatjuk Pandora szelencéjét, ott olyan hiányok, és eltérések derülhetnek ki, amire senki sem számított. A jó hír azonban az, hogy mindaddig, amíg önállóan, házon belül tárjuk fel a problémákat, addig számos módon és költségkímélően tudjuk azokat korrigálni. Ha a probléma/hiány pedig nem megszüntethető, akkor előbb utóbb az asztalra kell tenni, és alternatív megoldást találni rá.

Felelős vezetőként fontos szem előtt tartani, hogy a vállalati szoftverhasználat, és ezzel a vagyonnal való tudatos és folyamatos gazdálkodás, már egy olyan üzleti magatartásmodell, ahol a szerzői jogok tiszteletben tartásával, és az előírt szabályozásoknak való megfelelés szem előtt tartásával biztosítható a költséghatékony és prudens informatikai működés.

Sok sikert kívánunk hozzá!

A cikk a Bitport oldalán ide kattintva is olvasható.