SAM Tools and Services

Az IT asset management-re (ITAM) érdemes inkább folyamatként, mintsem projektként tekinteni. A projekt többnyire valamilyen váratlan eseményre reagál (pl.: gyártói szoftveraudit, vagy javítócsomagok sürgős telepítése), és a helyzet megoldása után a fókusz csökken – egészen a következő esemény bekövetkeztéig.

Az eszközgazdálkodás mint folyamat sokkal kiegyensúlyozottabb és hatékonyabb megközelítés. A hardver- és szoftverbefektetések egyaránt jelentős vagyont képviselnek, tervszerű „karbantartásuk” indokolt, aminek kapcsán érdemes az alábbi 10 bevált gyakorlatot szem előtt tartani:

  1. Legyen az ügynek (legalább) egy személyes képviselője a menedzsmentben. Ahol nincs, az ITAM kezdeményezés általában elhal – prioritása csökken, költségvetését elvonják. A személyes képviselő tudja meggyőzni a menedzsmentet az ITAM hasznáról, és ő tud tenni is arról, hogy valóban hasznos legyen.
  2. Vonjuk be az ITAM-csapatot a folyamatok kialakításába, ne csak vakon kövessenek előírásokat. Így sokkal inkább magukénak érzik majd, és sikeresebben is képviselik azokat.
  3. Jobb ma egy veréb… — induljunk egy részterülettel (pilottal), és készítsünk tervet a fokozatos kiterjesztésre.
  4. Nem lehet minden egyformán fontos. Definiáljuk a kritikus eszközök kritériumait. Lehet ez speciális hardver, bizonyos szoftver – az eszközlista áttekintése segít meghatározni őket. A kritikus eszközök kiemelt figyelmet igényelnek – a pontosan definiált kritériumok megóvják az ITAM-csapat tagjait a túlterheléstől.
  5. Az életciklus-alapú ITAM szemlélet a beszerzési igény felmerülésével indul, és az eszköz leírásáig tart (amikor a szoftverlicenceket visszavesszük, de a korábbi eszköz-információkat természetesen archiváljuk.)
  6. A CMDB nem elengedhetetlen, de hasznos eszköz a konfiguráció-rekordok kezelésére, így az IT eszközök és kapcsolódásaik átlátására is. Jól integrálhatók benne a több forrásból származó adatok – a fontos kérdés itt is annak eldöntése, mit tartalmazzon mindenképpen, és mi az, amivel már feleslegesen túlterheljük az adatbázist.
  7. Automatizálni, automatizálni, automatizálni. Minden manuálisan és visszatérően végzett munka esetében vizsgáljuk meg, automatizálható-e? Legyen szó javítócsomagokról, telepítésekről, jelentésekről – számos módja van, hogy egyszer automatizáljuk a folyamatot, s többé ne legyen rá gondunk.
  8. Bocsássuk rendelkezésre az összegyűjtött ITAM adatokat minél több szervezeti egységnek, ahol hasznos ehet. A legkézenfekvőbb a felhasználói támogatást nyújtó csoport: az adatintegráció rövidítheti a problémamegoldást, automatizálhat bizonyos beszerzéseket, és végeredményben növeli a felhasználói elégedettséget. A változásmenedzsment is profitálhat az adatokból: biztosítható, hogy a változások ne járjanak átmeneti eszközhiánnyal, esetleg üzleti kritikus területek működési zavarával.
  9. A szoftvergazdálkodás esetében annak ismerete, hogy mire van licencünk gyakran fontosabb, mint az, hogy valójában mit telepítettünk. A szoftverauditokon a legtöbb szervezet azért bizonyul alullicenceltnek, mert nem tudja alátámasztani, hogy jogszerűen használja, amit használ. Alapvető, hogy legyen meg és legyen kéznél minden szüksége számla és dokumentum, amikor a gyártó bekopogtat, hogy ellenőrizzen.
  10. Alakítsunk ki visszajelzési mechanizmust az ITAM-csapat, az IT és az üzleti felhasználók közt. Tervezzük be a változást és fejlesztést, hiszen minél integráltabb lesz az ITAM, annál több ilyen irányú igény merülhet fel. Az pedig nem kérdés, hogy a gyorsan változó üzleti környezetben az IT egyike a legkevésbé statikus területeknek.

Egyetlen ITAM / SAM projekt tehát önmagában nem oldja meg az eszközgazdálkodási problémákat, csak elindítója lehet a problémamegoldó folyamatnak. A fent leírt módszerekkel olyan működésmódot lehet kialakítani, ami segít a problémák fokozatos felszámolásában és megakadályozza azok újbóli kialakulását.

László Fábián

Mondja el véleményét